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Emplois - Public et parapublic

Délégation générale du Québec à Munich - Adjoint/e à la Déléguée générale, Munich

Date limite : 31 octobre 2018

L’adjoint/e assiste la Déléguée générale dans l’exécution complexe de ses fonctions de haut niveau dans un contexte international. Le contrat est de durée déterminée jusqu’au 31 décembre 2019.

PRINCIPALES TÂCHES

Tâches administratives

Réception et transferts d’appels téléphoniques
Préparation de la salle de conférence pour les visioconférences et réunions de toutes sortes
Accueil et prise en charge des invités de haut rang
Entrée et mise à jour de contacts dans la banque de données

Soutien global du mandat de la Déléguée

Planification et organisation de l’emploi du temps complexe de la Déléguée générale
Planification des voyages incluant l’achat des billets d’avion et de trains, la réservation des hôtels ainsi que les autorisations de déplacement auprès du Ministère au Québec
Exécution des rapports de frais
Soutien à la planification et l’organisation d’activités de la Déléguée générale dans les domaines politiques, institutionnelles ainsi qu’auprès des contacts professionnels de toutes sortes en Allemagne, Autriche et Suisse
Soutien au développement des réseaux de contacts déjà existants en Allemagne, Autriche et Suisse
Traduction (allemand-français et vice-versa) de la correspondance diplomatique et de divers documents

Soutien à l’organisation de grands événements et visites ministérielles

Préparation de listes d’invités à partir de banques de données ; envoi de nombreuses invitations et suivi des réponses
Soutien logistique à la tenue d’événements d’envergure ou de missions ministérielles (réservation d’hôtels, coordination de nombreuses réservations dans les grands hôtels, etc.)
Disponibilité lors d’événements tenus en soirée

ACQUIS RECHERCHÉS

Formation professionnelle complétée en tant que correspondant/e en langues européennes ou étrangères ou plusieurs années d’expérience professionnelle au sein d’un secrétariat international (au niveau du conseil d’administration ou de la direction) ou études complétées en langues
Excellente maîtrise du français et de l’allemand tant à l’écrit qu’à l’oral
Très bonne connaissance du système informatique (MSOffice)
Autonomie et sens de l’organisation
Excellentes aptitudes à la communication, esprit d’équipe et réactivité
Approche responsable et confidentielle

QUI SOMMES-NOUS ?

La Délégation générale du Québec à Munich assure la promotion et le rayonnement du Québec sur les plans politique, économique et des relations publiques. L’action de la Délégation générale du Québec à Munich et de son Bureau à Berlin couvre l’ensemble des territoires de l’Allemagne, de l’Autriche et de la Suisse. Le Québec possède une représentation officielle en Allemagne depuis plus de 25 ans.

VOTRE CANDIDATURE

Veuillez nous faire parvenir votre dossier de candidature complet, y compris vos attentes salariales : lettre de motivation (rédigée en allemand et en français), curriculum vitae (rédigé en allemand et en français) et certificats correspondants. Veuillez noter que seules les demandes envoyées par courriel seront acceptées.

Prière de faire parvenir votre candidature par courriel d’ici le 31 octobre 2018 à :
Délégation générale du Québec à Munich
Mme Gabi Lohde, Attachée en administration
Courriel : gabi.lohde@mri.gouv.qc.ca ; Internet : quebec-info.de

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