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Ministère des Relations internationales et de la Francophonie

Adjoint(e) administratif(ive) au Bureau du Québec à Abidjan, Côte d’Ivoire

Date limite : 16 février 2020, 23 h 59 (heure de la Côte d’Ivoire)

Titre du poste offert

Adjoint(e) administratif(ive)

Descriptif

Le Bureau du Québec à Abidjan a été ouvert en novembre 2017 et assure une présence gouvernementale permanente auprès du gouvernement de la Côte d’Ivoire et travaille sur place à développer des relations à long terme avec ce pays.

Il promeut l’expertise québécoise dans des secteurs prioritaires en lien avec la Vision Internationale du Québec et celle spécifiquement axée sur l’Afrique du Ministère des relations internationales et de la francophonie du Québec, dans une perspective de partenariat durable.

Le Bureau du Québec à Abidjan favorise ainsi la réussite des entreprises et des organisations québécoises qui souhaitent se positionner en Côte d’Ivoire et dans les pays anglophones de l’Afrique de l’Ouest. Outre la Côte d’Ivoire, le Bureau du Québec à Abidjan couvre ainsi les pays suivants : Libéria, Sierra Leone, Ghana et Nigéria.

Contrat

Contrat à durée déterminée (12 mois) pouvant conduire à un contrat à durée indéterminée.

Poste

Sous l’autorité de la directrice du Bureau, la personne recherchée agit à titre d’adjoint(e) administratif(ive) et de personne-ressource auprès de la directrice en ce qui concerne les opérations administratives courantes, dans le respect du cadre juridique et réglementaire en vigueur en Côte d’Ivoire et des normes, des directives et des pratiques administratives en vigueur au ministère des Relations internationales et de la Francophonie (MRIF) du gouvernement du Québec. Elle utilise régulièrement le système administratif de gestion du MRIF pour enregistrer les transactions financières du Bureau et préparer des extraits budgétaires. Elle est aussi responsable de la collecte de certaines données servant à la reddition de comptes. Elle agit également comme responsable des parcs automobile, informatique et téléphonique du Bureau. Finalement, elle donne un appui administratif à la directrice dans l’exécution de ses mandats.

Attributions

Concrètement, la ou le titulaire devra :

  • effectuer le contrôle et le traitement des demandes de paiement ; vérifier les pièces justificatives, s’assurer de la conformité de la dépense avec les normes et les directives en cours, vérifier la disponibilité des fonds et recommander le paiement ;
  • exécuter, de concert avec la directrice du Bureau, les travaux ayant une incidence administrative, en révisant certains documents remplis par le personnel et en s’assurant que ces documents sont saisis dans le système administratif de gestion pertinent ;
  • s’assurer que toutes les étapes des processus administratifs sont accomplies dans les délais requis, en prenant les initiatives et en intervenant, au besoin, auprès des interlocuteurs concernés ;
  • faire les entrées au système de gestion des finances du MRIF et vérifier la conformité des dépenses ;
  • assurer la réalisation des opérations de fin de mois et de fin d’exercice ;
  • informer régulièrement la directrice du déroulement de la programmation et de l’évolution des dépenses en produisant, mensuellement, un état du suivi budgétaire ;
  • participer au processus de programmation budgétaire en conseillant la directrice et les attachés dans l’élaboration de leurs activités et en établissant avec eux le budget de leurs programmes ;
  • produire les documents techniques requis pour l’établissement du budget détaillé, la programmation des dépenses de transfert et l’étude des crédits ;
  • participer au contrôle du budget, en tenant compte de tous les paramètres budgétaires (programmation budgétaire, allocation des budgets, engagements, CT, etc.) ;
  • déterminer les besoins et concevoir les outils de travail nécessaires pour assurer les suivis de la programmation ;
  • contribuer au fonctionnement efficace de la direction, conformément aux normes et aux directives en vigueur au sein de la représentation ;
  • faire le suivi avec la firme mandatée à Abidjan pour la gestion de la paie du personnel recruté localement ;
  • organiser les déplacements de la directrice en veillant aux différents aspects logistiques et financiers de ceux-ci ;
  • préparer les demandes de remboursement de frais de voyage et de représentation pour la directrice et ses attachés ;
  • à l’occasion, réviser et mettre en forme les documents rédigés par la directrice et les attachés ;
  • assister la directrice sur les plans de la correspondance officielle et des démarches administratives ;
  • s’assurer de démarches administratives et des paiements entourant le véhicule de fonction ;
  • classer les documents ;
  • effectuer toute autre tâche qui pourrait être demandée par la directrice en lien avec les dossiers et les projets du Bureau (missions, foires, salons, etc.).

Exigences

Les candidates et les candidats doivent :

  • être titulaires d’un diplôme d’études avec spécialisation en techniques administratives ou dans une autre spécialisation pertinente ou d’une attestation d’études pertinente dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente en Côte d’Ivoire ;
  • posséder au moins cinq (5) années d’expérience dans un domaine pertinent ;
  • avoir une connaissance du contexte politique, économique et institutionnel en Côte d’Ivoire ;
  • posséder une connaissance générale du Québec ;
  • posséder des connaissances en gestion administrative et vouloir suivre des cours de formation dans ce domaine lorsque requis ;
  • avoir une connaissance approfondie des progiciels courants de secrétariat, à savoir Word, Excel, PowerPoint et Outlook ;
  • connaître la tenue de livres et des notions de comptabilité générale ;
  • connaître les façons de faire sur le marché du travail ivoirien et être à l’aise avec les pratiques et les façons de faire des représentations étrangères, plus particulièrement canadiennes.
  • Une expérience professionnelle dans une entreprise ou un établissement québécois et une connaissance des techniques comptables et de la langue anglaise seraient des atouts.

Qualités recherchées

  • grande capacité à travailler de manière autonome, tout en informant de façon sûre et efficace les nombreux intervenants concernés et en effectuant une reddition des comptes pertinente auprès de la directrice ;
  • polyvalence dans l’exécution de ses responsabilités ;
  • proactivité dans la recherche de solutions aux problèmes soulevés ;
  • courtoisie et bon sens des relations interpersonnelles, en raison des relations constantes à maintenir avec les autres membres du Bureau, les intervenants du Ministère ainsi que les partenaires et fournisseurs externes ;
  • rigueur dans l’élaboration ou la révision de la correspondance, de bilans et d’autres documents.

Capacités linguistiques

  • Très bonne connaissance de la langue française parlée et écrite.
  • Bonne connaissance de la langue anglaise parlée et écrite.

Contexte et conditions d’emploi

Poste contractuel (12 mois) pouvant conduire à un poste permanent.

37,5 heures par semaine.

Avantages sociaux compétitifs.

Salaire annuel : selon expérience et en fonction des normes salariales de la représentation.

Date d’entrée en fonction : 16 mars 2020

L’employée ou l’employé pourrait occasionnellement être appelé à travailler en dehors des heures habituelles de travail en fonction des activités de la représentation (célébrations de la Fête nationale du Québec, missions ministérielles, activités liées à la Journée internationale de la Francophonie, etc.).

Admissibilité

La personne recherchée doit satisfaire aux exigences légales lui permettant de travailler en Côte d’ivoire.

Soumettre sa candidature

Si le poste vous intéresse et que vous répondez aux exigences décrites dans l’offre d’emploi, faites parvenir votre curriculum vitæ et une lettre de motivation rédigés en français à l’adresse qc.abidjan@mri.gouv.qc.ca.

Veuillez inscrire l’information suivante dans l’objet de votre courriel : Adjoint administratif – Bureau du Québec à Abidjan.

Seuls les dossiers reçus avant le 16 février 2020 au plus tard à 23 h 59, heure de la Côte d’Ivoire, seront considérés. Les documents doivent être transmis en formats Word ou PDF.

D'autres activités

Ministère des Relations internationales et de la Francophonie

Lancement de l’appel à projets Programme québécois de développement international 2020-2021

Date limite : 9 avril 2020, midi (heure du Québec)

Date limite : 11 mai 2020

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